Generalforsamlingen er årets vigtigste begivenhed i enhver grundejer- eller andelsboligforening. Her træffes beslutninger om alt fra budget og vedligeholdelse til nye tiltag i foreningen. Men mange bestyrelser oplever det samme problem år efter år: for få møder op. Dette kan gøre det svært at træffe beslutninger, fordi at der ikke er nok husstande repræsenteret.
I denne guide ser vi på, hvorfor det sker og hvordan I med få ændringer og digitale værktøjer kan øge deltagelsen markant.
Men hvorfor deltager så få?
Der kan være flere årsager, men de fleste handler om praktik og information:
- Datoen passer ikke for mange medlemmer.
- Indkaldelsen kommer for sent, eller drukner i e-mails.
- Nogle glemmer mødet helt.
- Andre føler sig ikke inddraget i beslutningerne.
Kort sagt: Det handler ikke om manglende interesse, men om manglende tilgængelighed.
Men hvad kan man så gøre?
Der er heldigvis løsninger at finde. Herunder ser du et par som vi foreslår alle alle foreninger at bruge.
Gør det nemt at tilmelde sig og melde afbud
Jo lettere det er for medlemmer at tilmelde sig, desto større er chancen for, at de faktisk deltager. Det vil også være lettere for bestyrelsen, at få et overblik over deltagere. Ofte bruges der fysiske breve, som afleveres i postkasser og returneres i postkasser. Dette er bøvlet og tidskrævende. Med en digital foreningskalender som den i Unyti kan medlemmer:
- Se datoen for generalforsamlingen direkte i appen.
- Tilmeldes med ét klik.
- Få en påmindelse kort før mødet starter.
Brug afstemninger til at finde den bedste dato
En af de hyppigste grunde til lavt fremmøde er, at mødedatoen ikke passer de fleste.
Med digitale afstemninger kan bestyrelsen hurtigt spørge medlemmerne, hvornår de kan, inden datoen fastlægges. På den måde rammer man oftere et tidspunkt, hvor flest kan være med. I Unyti kan medlemmer oprette opslag med afstemninger på forsiden.
Send automatiske påmindelser
Selv med tilmeldinger og god planlægning kan mange stadig glemme datoen. Derfor er automatiske påmindelser guld værd. Dette kan gøres ved at opfordre medlemmer til at tilføje den i deres kalender via et qr link, eller bruge en digital kalender med indbyggede påmindelser. Dette er selvfølgelig også indtænkt i Unyti platformens kalender.I Unyti sendes der automatisk besked via app og e-mail, fx dagen før mødet.
Det betyder, at I ikke behøver manuelt at rykke folk og systemet klarer det for jer.
Gør det muligt at afgive digital fuldmagt
Nogle medlemmer kan simpelthen ikke deltage fysisk og det er fair. Men det bør ikke betyde, at deres stemme går tabt. Her bruger man fuldmagter, som er juridiske dokumenter der giver medlemmer mulighed for at overdrage deres stemmeret til en anden beboer eller husstand som helhed.
Med Unyti kan medlemmer afgive digital fuldmagt direkte i platformen via foreningens kalender. Det tager få minutter og er juridisk gyldigt. Resultatet? Flere stemmer repræsenteret og mere retfærdige beslutninger.
Følg op og skab engagement efter mødet
Efter generalforsamlingen bør bestyrelsen dele referatet hurtigt. Jo hurtigere beslutningerne gøres synlige, desto mere oplever medlemmerne, at deres deltagelse betyder noget.
I Unyti kan bestyelsen på få minutter lægge referatet i foreningens referatarkiv, så alle har adgang på mobil og computer. Det giver gennemsigtighed og motiverer til at deltage igen næste år.
Konklusion
Flere deltagere til generalforsamlingen handler ikke om at overtale folk, men om at gøre det nemt at være med.
Med digitale løsninger som kalender, afstemning, fuldmagt og notifikationer kan I øge fremmødet markant og styrke engagementet i foreningen.
Unyti Foreningsplatform samler det hele ét sted, så I kan bruge mindre tid på administration og mere tid på fællesskabet.