Sådan skriver du en god dagsorden til generalforsamlingen i jeres ejerforening
Generalforsamlingen er et af årets vigtigste møder i en ejerforening. Det er her, vigtige beslutninger træffes, og beboerne får mulighed for at påvirke foreningens fremtid. En velstruktureret dagsorden sikrer, at mødet forløber effektivt og uden forvirring. Her er en trinvis guide til, hvordan I udarbejder en god dagsorden til jeres generalforsamling.
1. Start med en klar og præcis overskrift
Først skal det formelle være på plads. Dagsordenen bør starte med en tydelig overskrift, fx: Dagsorden for ordinær generalforsamling i [Ejerforeningens navn] samt dato, tidspunkt og sted for mødet. Det er også en god idé at notere fremmødte eller de boliger som har deltaget. Bemærk, at der i sjældne tilfælde kan være beboere som repræsenterer andre boliger ud over deres egen. Dette kan gøres med en fuldmagt.
2. Indled mødet med velkomst og valg af dirigent
Mødet åbnes typisk af bestyrelsesformanden, som byder velkommen. Det første punkt på dagsordenen bør være valg af dirigent, som skal lede mødet og sikre, at det følger vedtægterne. Det primære arbejde er som regel “bare” at være ordstyrer, og sørge for, at alle får mulighed for at byde ind.
3. Gennemgå beretning fra bestyrelsen
Bestyrelsens beretning er en vigtig del af generalforsamlingen. Her gives et overblik over foreningens aktiviteter og udfordringer i det tidligere år. Dette punkt kan også inkludere en status på økonomi, vedligeholdelsesprojekter og andre væsentlige emner.
4. Fremlæg regnskab og budgetforslag
Kassereren vil præsentere regnskabet for det seneste år samt foreningens budgetforslag for det kommende år. Dette er et vigtigt punkt, hvor beboerne får indsigt i, hvordan foreningens midler er blevet anvendt. Her er det også vigtigt, at der bliver lagt tid af, da det er et emne som kan tage tid at diskutere.
5. Behandling af indkomne forslag
Alle medlemmer af ejerforeningen kan have mulighed for at indsende forslag til behandling på generalforsamlingen. Det er vigtigt at angive en deadline for indsendelse af forslag og sørge for, at de sendes ud til medlemmerne i god tid før mødet. I Unyti foreningsplatform kan I udsende en mail direkte i platformen (kun web) så I husker jeres medlemmer på det.
6. Valg af bestyrelse og eventuelle suppleanter
Hvis der er poster i bestyrelsen på valg, skal dette fremgå af dagsordenen. Det bør tydeligt angives, hvilke medlemmer der er på valg, og om de ønsker genvalg.
7. Eventuelt
Punktet “Eventuelt” giver mulighed for at drøfte emner, der ikke kræver en formel beslutning. Det kan være spørgsmål, informationer eller forslag til næste års generalforsamling.
8. Afslutning
Dirigenten takker for fremmødet, og mødet afsluttes officielt.
Gode råd til en effektiv dagsorden
- Sørg for at sende dagsordenen ud i god tid, så beboerne har mulighed for at forberede sig.
- Hold punkterne klare og præcise for at undgå unødige diskussioner.
- Overvej at bruge en digital platform som Unyti foreningsplatform til at distribuere dagsordenen og indsamle forslag elektronisk. Så slipper I for at lægge sedler i postkasser.
En veldisponeret dagsorden skaber rammen for en produktiv generalforsamling, hvor alle deltagere føler sig hørt og informeret. Ved at følge denne guide kan I sikre, at jeres næste generalforsamling forløber smidigt og effektivt.