Det kan være svært at samle og holde orden i alle foreningens dokumenter. Ofte ligger de spredt i fysiske mapper, e-mailkorrespondancer og forskellige online tjenester. Det gør det tidskrævende at finde de rigtige dokumenter, når der er brug for dem. Samtidig kan udskiftning i bestyrelsen gøre det vanskeligt at bevare overblikket over dokumenter fra tidligere år.
Derfor har vi i Unyti Foreningsplatform udviklet et filarkiv, som gør det muligt at samle alle foreningens dokumenter ét sted i skyen. Med filarkivet får foreningen en struktureret og overskuelig løsning, hvor både bestyrelse og medlemmer nemt kan finde relevante dokumenter.
Overblik over filarkivet
Filarkivet fungerer som et supplement til de to øvrige arkiver Juridiske dokumenter og Referater. Det bruges til dokumenter, som ikke passer ind i disse kategorier, f.eks. plantegninger, manualer, billeder eller materiale til fællesprojekter.
Filarkivet er opdelt i to adskilte områder:
-
Et arkiv, som er synligt for alle medlemmer
-
Et lukket arkiv, som kun er tilgængeligt for bestyrelsen
Begge arkiver er opbygget ens og bruger mapper til at skabe struktur.
Dokumenter kan tildeles et eller flere mærkater, så de er lettere at finde. PDF-filer kan desuden åbnes direkte i appen og på web, uden at de først skal downloades.
Opret en mappe
Mapper bruges til at organisere og kategorisere dokumenter, så filarkivet forbliver overskueligt. For at oprette en mappe skal du være logget ind og have adgang til det relevante arkiv.
For at oprette en mappe skal du:
- Tryk på Forening i sidemenuen til venstre for at åbne submenuen
- Tryk på Filarkiv i submenuen
- Tryk på Ny mappe knappen i højre hjørne
- Giv mappen et navn og tryk Tilføj mappe
Tilføj dokument til mappe
For at tilføje et dokument til filarkivet skal du have oprettet en mappe den skal ligge i. Når du har oprettet en mappe, så kan du tilføje et dokument således:
- Tryk på den firkantet grønne knap i mappen
- Udfyld Fil navn øverst samt vælg et eller flere mærkater.
- Tryk på Vælg fil for at vælge hvilken fil du vil uploade
- Tryk på Tilføj fil
Opret mærkater
For at gøre det nemt at holde orden i filer, så kan du oprette og give filer mærkater. En fil kan have op til 3 mærkater. Du kan tilføje mærkater når du tilføjer filen, eller ved at trykke på Blyanten til højre for dokumentet. Bemærk at mærkater kun kan slettes ved at redigere en fil. Der vil du se et ikon til højre for mærkatet, som når det trykkes på, vil fjerne mærkatet fra alle dokumenterne (men ikke selve dokumenterne som har mærkatet)
Åben .pdf filer direkte i platformen
Du kan åbne pdf filer ved trykke på knappen med det firkantet pil-ikon. Bemærk at den kun kan trykkes, hvis en fil er i .pdf format. Det er desværre ikke muligt at forhåndvise andre typer af filer endnu.