Det kan være svært at holde overblik over alle foreningens opgaver, særligt bestyrelsens arbejde. Mange foreninger bruger stadig fysiske dokumenter, lange e-mailtråde eller løse noter, hvilket øger risikoen for, at opgaver bliver glemt eller forsinket.
Derfor har vi i Unyti Foreningsplatform udviklet et opgavesystem, der er målrettet boligforeninger og gør det nemt at samle, strukturere og følge op på bestyrelsens opgaver ét sted.
Denne guide viser, hvordan du bruger opgavesystemet bedst muligt og forklarer de vigtigste funktioner.
Overblik over opgavesystemet
Opgavesystemet er opbygget som et Kanban-board med fire kolonner. Hver kolonne repræsenterer en status, og opgaver kan flyttes mellem kolonnerne, efterhånden som arbejdet skrider frem.
Hver opgave vises som et kort, hvor de vigtigste oplysninger fremgår med det samme. Her kan du se opgavens titel, deadline, antal vedhæftede filer, underopgaver og ansvarlige. Opgaver sorteres automatisk efter deadline, så det er let at prioritere.
Opgaver kan oprettes, arkiveres eller slettes. Arkiverede opgaver findes via Arkiv knappen øverst til højre. Opgavesystemet er kun tilgængeligt for bestyrelsen og kan bruges både på web og i Unyti appen.
Opret en opgave
For at oprette en opgave skal du være logget ind og være bestyrelsesmedlem.
Trinene er:
-
Gå til Opgaver i sidemenuen eller øverst på skærmen
-
Klik på plus-ikonet i den relevante kolonne
-
Udfyld titel, deadline og andet relevant info
Opgaven vises nu som et kort i den valgte kolonne.
Beskrivelse, deadline og konklusion
Når du opretter eller redigerer en opgave, har du mulighed for at tilføje flere detaljer.
Beskrivelsen bruges til at forklare, hvad opgaven går ud på, og hvad der konkret skal udføres.
Datofelterne gør det muligt at angive både startdato og deadline, så opgaven løses inden for en klar tidsramme.
Konklusionsfeltet kan bruges til at notere, hvordan opgaven blev løst, eller hvilke beslutninger der blev truffet. Det gør det lettere at vende tilbage til opgaven senere og bevare historikken.
Underopgaver
Nogle opgaver består af flere mindre delopgaver. Derfor kan du oprette underopgaver, som vises som en tjekliste under opgaven. Hver underopgave kan have en ansvarlig, så det er tydeligt, hvem der gør hvad.
For at oprette en underopgave skal du være logget ind og gøre følgende:
-
Åbn den relevante opgave
-
Klik på plus-ikonet ud for Underopgaver
-
Udfyld beskrivelsen og vælg ansvarlig
-
Tilføj underopgaven
Underopgaverne giver et bedre overblik og sikrer, at intet bliver overset.
Bilag til opgaver
Til mange opgaver hører der dokumenter, tilbud eller anden relevant information. Nederst i opgaven findes et bilagsarkiv, hvor filer kan uploades og gemmes sammen med opgaven.
På den måde er alle bilag samlet ét sted og let tilgængelige for bestyrelsen, både på web