Lær hvordan du bruger Unyti kalenderen til at oprette og administrere begivenheder for din forening. I denne guide viser vi dig, hvordan du opretter en ny begivenhed med titel, beskrivelse, billede og dato, hvordan du aktiverer deltagelse og betaling, og hvordan du bruger fuldmagter i forbindelse med generalforsamlinger. Vi gennemgår også deltagerlisten, hvor du kan tilmelde både interne og eksterne deltagere, eksportere deltagerlisten til Excel og tilføje begivenheden til din egen Google kalender. En praktisk guide til dig, der sidder i bestyrelsen og skal planlægge foreningens møder og arrangementer.
1. Find kalenderen og forstå oversigten
- Gå til Kalender via menuen i venstre side.
- Kalenderen kan bruges både på Unity Web og i appen på telefonen.
- Når du er logget ind, ser du en liste over de eksisterende begivenheder.
- I oversigten kan du bl.a. se:
- Deltagere
- Hvor mange boliger der er repræsenteret
2. Opret en ny begivenhed
- Klik for at tilføje en ny begivenhed.
- Udfyld først en titel.
- Eksempel: Generalforsamlingen 2007.
- Tilføj en beskrivelse.
- Det kan være en agenda eller en kort tekst som: Vi glæder os til at se jer alle.
- Angiv adresse/sted.
- Det er ikke et krav, men det er en god idé.
- Eksempel: Fælleslokalet.
3. Tilføj billede, fil og dato/tid
- Du kan vælge et billede/bannerbillede til begivenheden.
- Du kan også vedhæfte en fil.
- Fx en PDF-invitation.
- Vælg dato og tidspunkt for begivenheden.
- Eksempel: 20. august kl. 12:00–13:15.
4. Slå tilmeldingsmuligheder til eller fra
- Aktivér Deltag-knappen, hvis deltagerne selv skal kunne melde sig til.
- Hvis begivenheden koster penge, kan du slå betaling til.
- Indtast fx beløb og MobilePay-oplysninger.
- Hvis det ikke er relevant, kan du bare lade betaling være slået fra.
5. Brug særlige funktioner til generalforsamlinger
- Du kan aktivere fuldmagter.
- Det er særligt relevant ved en generalforsamling.
- Så kan medlemmer give stemmeret videre, hvis de ikke selv kan møde op.
- Du kan også vælge at vise begivenheden på hjemmesiden.
- Når du er færdig, klikker du på Opret begivenhed.
6. Se den oprettede begivenhed og deltagere
- Den nye begivenhed vises nu i kalenderlisten.
- Her kan du se:
- Titel
- Dato og tid
- Beskrivelse
- Sted
- Deltag-knap
- Fuldmagtssektion
7. Tilmeld dig selv eller andre som deltager
- Klik på Deltag for at tilmelde dig begivenheden.
- Deltagerlisten opdateres automatisk.
- Som bestyrelsesmedlem kan du også manuelt tilmelde andre medlemmer til begivenheden.
8. Opret og håndter fuldmagter
- Fuldmagter er især nyttige ved generalforsamlinger.
- Vælg fuldmagttype og hvem fuldmagten skal udstedes til.
- Eksempel: en generel fuldmagt til en bestemt beboer.
- Skriv evt. hvad fuldmagten giver ret til.
- Fx at personen kan stemme på alle emner.
- Tilføj underskrift og klik Bekræft og derefter Opret fuldmagt.
- Som bestyrelse kan du se alle fuldmagter.
- Som almindeligt medlem kan du kun se de fuldmagter, du selv har afgivet eller modtaget.
9. Brug medlemslisten til at tilføje deltagere manuelt
- I medlemslisten kan du se medlemmer, der har en profil i Unity.
- Du kan også tilføje eksterne medlemmer, som ikke har en Unity-profil.
- Det er nyttigt, hvis du ved, at nogen deltager, men ikke selv er oprettet i systemet.
- Kalenderen viser også:
- Antal deltagere
- Antal repræsenterede boliger
10. Eksportér eller synkronisér kalenderdata
- Du kan eksportere deltagerlisten til Excel.
- Du kan også tilføje begivenheden til Google Kalender.
- Det gør det nemt at have begivenheden med i din egen kalender.